|  | | |  | | JOBPUNT VLAANDEREN | | Jobpunt Vlaanderen coördineert de aanwerving van een medewerker kantoor en secretariaat bij de IWT-studiedienst en een medewerker kantoor en secretariaat voor adviseurs voor het agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie
Het IWT werft via horizontale mobiliteit beperkt tot de eigen entiteit aan in statutair dienstverband 2 medewerkers kantoor en secretariaat aan in statutair dienstverband, waarvan :
1 medewerker kantoor en secretariaat bij de IWT-studiedienst
1 medewerker kantoor en secretariaat van IWT-adviseurs
Beleidsdomein : EWI
Agentschap : IWT
Niveau : C
Graad : Medewerker
Standplaats : Bischoffsheimlaan 25, 1000 Brussel
Vacaturenummer : IWT 2010/ 2 niveau C/ gen-stat
IWT-CONTEXT
Het agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie ondersteunt innovatie in Vlaanderen op verschillende manieren met financiële steun,met advies en met ondersteunende dienstverlening, dit alles omdat innovatie en de kennis die daarvoor nodig is zorgt voor de toekomst van de bestaande Vlaamse bedrijven en voor het ontstaan van nieuwe ondernemingen
Het IWT verdeelt elk jaar een groot bedrag aan subsidies (ong. euro 300 milj.). De subsidies gaan hoofdzakelijk naar innovatie projecten die worden ingediend door kleine en grote bedrijven, universiteiten, hogescholen en andere Vlaamse innovatieve spelers; hetzij individueel, hetzij gezamenlijk.
Het IWT wil innovatie zo efficiënt en eenvoudig mogelijk laten verlopen. Daarom helpen we Vlaamse bedrijven en onderzoekscentra bij hun innovatieprojecten en steunaanvragenbij het vinden van geschikte projectpartners, stimuleren de overdracht van kennis, en begeleiden we onderzoekers en ondernemingen op zoek naar partners in Europa of naar technologie bij anderen. Het IWT werkt ook aan een hechte samenwerking tussen alle spelers op het vlak van technologische innovatie in Vlaanderen. Het Vlaams InnovatieNetwerk (VIN), opgericht door het IWT, bundelt de kennis en de expertise van tientallen intermediaire organisaties. Vlaamse bedrijven - in het bijzonder K.M.O.'s - kunnen hier terecht met hun vragen over innovatie. En de actoren uit het netwerk kunnen de handen in elkaar slaan, onder meer in projecten van het IWT.
Er werken ongeveer 140 medewerkers van wie 1/3 van niveau C en D., en 2/3 universitair of graduaat.
De functie van de medewerker kantoor en secretariaat in het algemeen.
De betrekkingen beogen de uitvoerende dienstverlening van kantoor- en secretariaatswerkzaamheden,vermeld in de volgende algemene beschrijving.
Werkcontext :
Ondersteuning van meerdere personen, verschillende proces(sen) en/of dienst(en).
Op de best mogelijke werkwijze voorzien in concrete secretariaats- of kantoorbehoeften.
Een correcte, tijdige en afdoende oplossing bieden.
Vooropgestelde resultaatsgebieden :
o Vanuit het inzicht in het belang en de effectiviteit van de eigen werkzaamheden voor het te bereiken eindresultaat van de persoon, het proces of de dienstverlening, pro-actief al het nodige op de best mogelijke manier doen gegeven de verworven, actuele en praktische kennis en ervaring.
o Correct, zorgvuldig en tijdig uitvoeren van de opdrachten in continue interactie met alle betrokkenen en tijdig signaleren als dit niet mogelijk is.
o Ongeacht het concrete takenpakket, het kwaliteitsvol uitvoeren van de opdrachten binnen de volgende algemene principes :
. zelf een volledig en correct antwoord (kunnen) geven op interne of externe vragen i.v.m de aanpak of stand van zaken van de eigen werkzaamheden en/of de afgesproken dienstverlening;
. voor de informatie waarover men zelf niet beschikt, (kunnen) doorverwijzen naar de juiste persoon of bron;
. efficiënt gebruiken en onderhouden van de (logistieke) middelen die bestemd zijn of gebruikt worden voor de uitvoering van de werkzaamheden;
. het tijdig signaleren van defecten, tekorten, e.a. van het gebruikte en of ter beschikking gestelde materiaal;
. nieuwe gebruikers helpen bij het gebruik van IWT-apparaten of installaties;
. collega's bijspringen of vervangen om de continuïteit van de uitvoering te verzekeren;
Het specifieke takenpakket van de twee vacante betrekkingen.
Er zijn twee betrekkingen vacant :
- Een medewerker kantoor en secretariaat bij de IWT-studiedienst.
- Een medewerker kantoor en secretariaat van IWT-adviseurs.
Voor elk van deze twee statutair vacante betrekkingen is het takenpakket als volgt.
Voor de medewerker kantoor en secretariaat bij de IWT-studiedienst :
- De algemene invulling van de kantoor - en secretariaatsbehoeften van de hiermee betrokken adviseurs (4).
- Verzorgen van publicaties, en van werk daarrond (zelf mee opmaken, opvolging timings en afspraken, bewaking van kosten,..).
- Adminstratieve en logistieke voorbereiding van vergaderingen en evenementen (m.i.v. de vereiste voroafgaande contactname daartoe), en eventueel verslag.
- Voorbereidend werk met het oog op statistische verwerking van gegevens en de presentatie van berekeningsresultaten (grafieken, diagramman,..).
- Databasebeheer, -bevraging en mee actueel houden van databanken door de invoer van nieuwe en wijzigende gegevens.
Voor de medewerker kantoor en secretariaat van IWT-adviseurs :
- De algemene invulling van de kantoor - en secretariaatsbehoeften van deze adviseurs (gemiddeld 4 ).
- Revisie en opmaak van documenten (ook in andere talen dan het Nederlands).
- Adminstratieve en logistieke voorbereiding van vergaderingen en evenementen (m.i.v. de contactname daartoe), en eventueel verslag.
- Contracten opstellen door merge in de juiste sjablonen van data uit diverse bestanden.
- Het contacteren van deskundigen volgens de richtlijnen.
- Databasebeheer, -bevraging en mee actueel houden van databanken door de invoer van nieuwe en wijzigende gegevens.
JE WERKERVARING :
Je hebt minimaal twee jaar relevante ervaring als medwerker in een functie van kantoor- en secretariaatsdienstverlening, waarbij u werkte voor meer dan één opdrachtgever, en ook ervaring heeft opgedaan met de adminsitratieve en logistieke organisatie van evenementen.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES :
Voor de medewerker kantoor en secretariaat bij de IWT-studiedienst :
Kunnen werken met de standaard kantoorsoftwarepaketten van Microsoft (Word, Excel, Powerpoint en Access).
Vlot uitvoeren van queries.
Kunnen werken in en met een Sharepoint-omgeving.
Kunnen werken met softwarepakketten voor opmaak zoals Adobe Acrobat, Indesign, Illustrator, Photoshop.
Engels begrijpen, elementair spreken en erin corresponderen.
Kunnen werken met dictafoon.
Voor de medewerker kantoor en secretariaat van IWT-adviseurs :
Kunnen werken met de standaard kantoorsoftwarepaketten van Microsoft (Word, Excel, Powerpoint en Access).
Vlot uitvoeren van queries.
Kunnen werken in en met een Sharepoint-omgeving.
Kunnen werken in andere talen dan het Nederlands.
Inbrengen en verwerken van gegevens
JE GEDRAG EN WERKATTITUDES :
1. Voortdurend verbeteren :
Het voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Toont zich leer- en aanpassingsbereid (niv. I).
TOEPASSING :
Voortdurend verbeteren van uw eigen werkwijze(n) door de bereidheid bij te leren als er iets veranderde.
2. Klantgerichtheid :
Het dienen van het algemeen belang, het onderkennen en adequaat reageren op de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten.Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van klanten (niv. I) en onderneemt acties om voor de klant geschikte oplossingen te bieden voor specifieke vragen en problemen (niv. II).
TOEPASSING :
Klantgerichtheid is te verstaan als het tegemoetkomend, juist en correct reageren op vragen van klanten/opdrachtgever(s) en het handelen met het oog op een oplossing die het meest geschikt was.
3. Samenwerken :
Het leveren van een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of het IWT, ook als dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Werkt mee en informeert anderen (niv. I) en help en pleegt overleg met anderen (niv. II).
TOEPASSING :
Samenwerken door voortdurende interactie met collega's en opdracthgever(s) als dit nodig of nuttug is voor uw werkresultaat, en tijdig signaleren van problemen als die niet oplosbaar blijken, en door een vlotte omgang met collega's (afstemmen, overleggen, communiceren,...)
4. Betrouwbaarheid :
Het handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Handelt correct en respectvol tav de omgeving en van de regels en afspraken (niv. I).
TOEPASSING :
Betrouwbaarheid in de zin van afspraken nakomen en verantwoordelijkheid opnemen door correct en respectvol handelen
5. Nauwgezetheid :
Het nauwgezet en met zin voor detail volbrengen van taken. Gepast omgaan met materialen.
Draagt zorg voor materialen, gaat ordelijk te werk (niv. I) en levert met oog voor detail correct werk af (niv. II).
TOEPASSING :
Nauwgezetheid in de zin van juist en ordelijk werken,met oog voor detail.
Nauwgezet blijven, ook onder hogere tijdsdruk.
Nauwgezet zijn bij de controle van juistheid of volledigheid van eigen werk, of werk en documenten en formulieren ingevuld door anderen.
6. Initiatief :
Het onderkennen van kansen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen.
Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) (niv. I).
TOEPASSING :
Initiatief : u ziet werk liggen, neemt het altijd graag op om het goed en snel afwerken.
7. Organiseren :
Het aangeven van de benodigde acties, tijd en middelen en deze elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Organiseert het eigen werk (niv. I).
TOEPASSING :
Zelfstandig (af)werken.
8. Plannen :
Het aanbrengen van structuur in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk effectief (niv. I).
TOEPASSING :
U werkt planmatig door het afstemmen van het eigen werk op de planning en het tijdig afleveren van dat werk, door alles goed in overzicht te hebben, en daarbij vooruit te blijven denken.
9. Flexibel gedrag :
Het kunnen veranderen van de eigen gedragsstijl teneinde een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze het gedrag kunnen aanpassen. Past de aanpak en het gedrag aan indien de concrete situatie dit vereist (niv. I).
TOEPASSING :
Flexibiliteit : u blijft koel, als verschillende dingen tegelijkertijd moeten gebeuren, en u gaat vlot van het ene naar het andere werk
Deelnemingsvoorwaarden :
Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C1 binnen het IWT en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte voor de graad van assistent (artikel VI 18, § 4 en III 22 VPS). Verricht je echter (een) vervangingsopdracht(en) en ben je gedurende minder dan twee jaar ononderbroken in dienst, dan kun je niet deelnemen.
HOE SOLLICITEREN ?
Solliciteren kan tot en met 31 maart 2010. Om te solliciteren stuur je je CV naar IWT, Personeelsdienst, Bischoffsheimlaan 25, 1000 Brussel.
Je kunt het CV ook mailen naar aanwervingen@iwt.be
Vermeld in het onderwerp van je mail in de titel van je bericht.
SELECTIEPROCEDURE :
- Screening van de CV's.
- Interview.
ONS AANBOD :
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
Je werkdruk kan pieken, en dan wordt soepelheid gevraagd, maar er wordt ook voor gezorgd dat het het werk zo optimaal mogelijk is te combineren met de privésituatie : zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, een systeem van glijdende werktijden, en mogelijkheid tot. Telewerken. Tijdens de schoolvakanties is er in Brussel een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
Alle IWT personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van euro 6 per gewerkte dag, uw bijdrage is euro 1,09).
Je wordt statutair aangeworven in rang C1 met de bijbehorende C111. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden,met een maximum tot negen jaar. Je aanvangssalaris is minimaal euro 1.857.38 ((brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index, twee jaar nuttige ervaring en haardtoelage), reglementaire toelagen (vakantiegeld en eindejaarsvergoeding) niet meegerekend. Je netto maandsalaris is dan ong euro 1.340.
Je eerste vier maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma.
Met betrekking tot deze stage zijn de regels van deel III van het Vlaams Personeelsstatuut van toepassing.
MEER WETEN ?
Voor extra informatie over de inhoud van de functies kun je contact opnemen met
Dirk Van de Gaer, HR-beheerder, Bischoffsheimlaan 25, 1000 Brussel, tel. : 02-20 90 80 of aanwervingen@iwt.be
Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Michel Vandermeulen, directeur personeel, Bischoffsheimlaan 25,1000 Brussel, tel. : 02-20 90 80 of aanwervingen@iwt.be
begin (#top) Publicatie : 2010-04-01
|
|
|
Publicatie (pdf) van
Printversie.