|  | | |  | | JOBPUNT VLAANDEREN | | Jobpunt Vlaanderen coördineert de aanwerving van een assistent(e) Documentatie en Informatiebeheer (m/v) voor het agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie
Het IWT werft via horizontale mobiliteit beperkt tot de eigen entiteit een assistent(e) Documentatie- en Informatiebeheer (m/v) aan in statutair dienstverband.
Agentschap : IWT
Beleidsdomein : EWI
Niveau : D
Graad : Assistent
Standplaats : Bischoffsheimlaan 25, 1000 Brussel
Vacaturenummer : IWT 2010/1 niveau D gen-stat
IWT-CONTEXT :
Het agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie ondersteunt innovatie in Vlaanderen op verschillende manieren met financiële steun,met advies en met ondersteunende dienstverlening, dit alles omdat innovatie en de kennis die daarvoor nodig is zorgt voor de toekomst van de bestaande Vlaamse bedrijven en voor het ontstaan van nieuwe ondernemingen
Het IWT verdeelt elk jaar een groot bedrag aan subsidies (ong. euro 300 milj.). De subsidies gaan hoofdzakelijk naar innovatie projecten die worden ingediend door kleine en grote bedrijven, universiteiten, hogescholen en andere Vlaamse innovatieve spelers; hetzij individueel, hetzij gezamenlijk.
Het IWT wil innovatie zo efficiënt en eenvoudig mogelijk laten verlopen. Daarom helpen we Vlaamse bedrijven en onderzoekscentra bij hun innovatieprojecten en steunaanvragenbij het vinden van geschikte projectpartners, stimuleren de overdracht van kennis, en begeleiden we onderzoekers en ondernemingen op zoek naar partners in Europa of naar technologie bij anderen. Het IWT werkt ook aan een hechte samenwerking tussen alle spelers op het vlak van technologische innovatie in Vlaanderen. Het Vlaams InnovatieNetwerk (VIN), opgericht door het IWT, bundelt de kennis en de expertise van tientallen intermediaire organisaties. Vlaamse bedrijven - in het bijzonder K.M.O.'s - kunnen hier terecht met hun vragen over innovatie. En de actoren uit het netwerk kunnen de handen in elkaar slaan, onder meer in projecten van het IWT.
Er werken ongeveer140 medewerkers van wie 1/3 van niveau C en D., en 2/3 universitair of graduaat.
De documentatie- en informatiedienst is de ombouw van de vroegere bibliotheek van het IWT : hij zal een specifieke collectie van boeken, tijdschriften, databanken en internetbronnen aanbieden aan het gespecialiseerd personeel van het IWT (in hoofdzaak ong. 70 hooggeschoolde experten, en een 20 tal gespecialiseerde technici ). De dienst heeft ook de leiding van een langdurig project dat ervoor moet zorgen dat de 140 personeelsleden op elk ogenblik de juiste en voor ieders werk noodzakelijke informatie beschikbaar hebben.
De functie van de asssistent in het algemeen.
De functie valt onder de personeelsgroep belast met kantoor- en secretariaatsdienstverlening,zoals in overzicht gebracht in de kaart in bijlage 1. Ze geeft in het algemeen weer wat het doel is van die werkzaamheden en welke resultaten en welke gedragingen hierbij in het algemeen van iedereen in die personeelsgroep, en dus ook van de assistent wordt verwacht.
Ze zijn dus ook toepasselijk voor volgende concrete taken van de assistent in de context van de documentatie- en informatiedienst van het IWT.
Overzicht van het specifieke takenpakket van assistent in de dienst Documentatie- en informatiebeheer.
De assistent heeft tot taak alle dagelijks kantoorwerk voor de dienst en het secretariaat te verzekeren voor de documentaliste die de dienst leidt.
Daarnaast is de assistent voor het personeel het eerste aanspreekpunt voor hun vragen in verband met de collecties, bestellingen en de praktische toegang tot de vanuit de dienst beschikbaar gestelde databanken en internetbronnen.
De assistent rapporteert en werkt hiertoe volgens de richtlijnen van de documentaliste-diensthoofd :
Taken Voorbeelden van activiteit Specieke nodige kennis
1. Nodige informatie verstrekken
Neemt kennis van de vraag naar informatie die de klant stelt, en stelt bij vragen tot de behoefte achter de vraag duidelijk is. De juiste informatie weten of kunnen (terug) vinden
Spreekt klanten aan die op zoek zijn naar iets en niet direct een vraag formuleren.
Geeft vragen en behoeften van de klanten-gebruikers door als het antwoord niet zelfkan gegeven worden.
2. Gericht zijn op de gebruikers
Helpt klanten naar een juist zicht op de beschikbare dienstverlening Overzichtskennis van de dienstverlening
Verleent hulp bij het zoeken naar de gevraagde informatie in bronnen en in documentatie Basiskennis van de algemene inhoud en zoeken in de collecties en elektronische informatiebronnen
Verleent hulp bij het bedienen van de apparatuur Basiskennis van de technische apparatuur
3. Helpen het informatie-en documentatieaanbod zo toegankelijk mogelijk te hebben voor de gebruikers
Vult alle benodigde gegevens voor ontsluiting in de juiste bestanden Kennis van de opbouw van de bestanden en van de wijzen van correcte invoer; kennis van formele ontsluiting van documenten
Houdt rekening met de richtlijnen Kennis van principes, en vormen van juiste en onjuiste invoer;
Controleert of de gegevens in de bestanden juist staan Kennis van controlefuncties in de programma's;
Signaleert behoeften van klanten inzake de toegang tot het aanbod Kennis van zoekattitudes
4. Het documentatie- en informatieaanbod helpen beheren
Registreert de vragen naar documentatie en informatie en het gegeven antwoord
Volgt mee het aanbod van andere instellingen waarmee samenwerking of uitwisselingsmogelijkheden bestaan Actuelel kennis van de inhoud van het via het IWT beschikbare aanbod van andere instanties
Onderhoudt de collectie volgens de richtlijnen en weet hoe documenten toegevoegd en verwijderd moeten worden
5. PR-activiteiten
Is attent voor mogelijkheden om de klanten (nog) beter te kunnen informeren
Houdt het informatiecentrum netjes; creëren van gepaste sfeer
6. Administratie
Behandelt correspondentie efficiënt en juist Kennis van courante kantoorsoftware.
Legt de uitvoering van bestellingen voor, en bereidt gevraagde bestellingen voor; volgt bestellingen op Kennis van bestelprocedures Kennis van bestellingssoftware
Verzorgt uitleenadministratie
Bewaakt de kosten van bestellingen, en signaleert mogelijke overschrijding van het bestelbudget. Noties van budgetbeheer
Maakt materialen klaar voor uitlening, en volgt de teruginlevering op
7 Functioneren in de organisatie
Verzekert met collega's de permanentie van de dienst
Rapporteert aan de documentalist
Is zakelijk in de omgang met klanten/gebruikers
Neemt deel aan het werkoverleg
Begeleidt stagiairs
JE WERKERVARING :
- Je hebt minimaal twee jaar relevante ervaring in een bibliotheek/documentatiedienst.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES :
- Kunnen tijpen van brieven, verslagen op pc in Word.
- Basistabellen in Excel.
- Basiskennis van kantoorprocessen (betalen, opvolgen, factureren, bestellen).
- Elementaire kennis van bibliotheekautomatiseringssystemen.
- Een opleiding volgen of gevolgd hebben van : Initiatie tot de Bibliotheek-, Documentatie- en Informatiekunde : groep Bibliotheekkunde
DEELNEMINGSVOORWAARDEN :
Je werkt als statutair ambtenaar in de rang D1 of hoger binnen het agentschap IWT, of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang D1 binnen het IWT hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte voor de graad van assistent (artikel VI 18, § 4 en III 22 VPS)
HOE SOLLICITEREN ?
Solliciteren kan tot en met 31 maart 2010. Om te solliciteren stuur je je CV naar IWT, Personeelsdienst, Bischoffsheimlaan 25, 1000 Brussel
Je kunt het CV ook mailen naar aanwervingen@iwt.be
Vermeld in het onderwerp van je mail in de titel van je bericht.
SELECTIEPROCEDURE :
- Screening van de CV's.
- Interview.
ONS AANBOD :
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
Je werkdruk kan pieken, en dan wordt soepelheid gevraagd, maar er wordt ook voor gezorgd dat het het werk zo optimaal mogelijk is te combineren met de privésituatie : zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, een systeem van glijdende werktijden, en mogelijkheid tot. Telewerken. Tijdens de schoolvakanties is er in Brussel een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever Alle IWT personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van euro 6 per gewerkte dag, uw bijdrage is euro 1,09).
Je wordt statutair aangeworven in rang D1 met de bijbehorende D111. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden,met een maximum tot negen jaar. Je aanvangssalaris is minimaal euro 1.667,92 (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index, twee jaar nuttige ervaring en haardtoelage), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je netto maandsalaris is dan ong euro 1.250.
Je eerste vier maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma.
Met betrekking tot deze stage zijn de regels van deel III van het Vlaams Personeelsstatuut van toepassing.
MEER WETEN ?
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Mevr. Micheline Loosvelt, mlo@iwt.be of 02-20 90 912.
Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Michel Vandermeulen, directeur personeel, of Dirk Van de Gaer, HR-beheerder, Bischoffsheimlaan 25, 1000 Brussel, tel. : 02-20 90 80 of aanwervingen@iwt.be
begin (#top) Publicatie : 2010-04-01
|
|
|
Publicatie (pdf) van
Printversie.